Como continuación al plan de prevención comunicado previamente con la nota informativa "Comunicación Coronavirus Enel-Proveedores, num. 1 y 2" y no obstante las responsabilidades que cada empleador tiene hacia sus empleados, Enel invita de nuevo a todos sus Proveedores a tomar todas las acciones que se consideren apropiadas o necesarias, al menos equivalentes en contenido a las adoptadas por el Grupo Enel, para asegurar la protección de la salud de los trabajadores y la limitación del contagio, tanto en la ejecución de los contratos vigentes con las Compañías del Grupo Enel, como en cualquier otra ocasión de reunión y relación con el Grupo Enel.
Enel también informa que, a partir del 16 de marzo de 2020, todo el personal del Global Procurement trabajará en modalidad Smart Working, así como el resto de los empleados del grupo Enel que puedan “teletrabajar”.
Las actividades relacionadas con los procesos de licitación y calificación de proveedores seguirán realizándose sin interrupción. Sin embargo, teniendo en cuenta el cambio de contexto, Enel proporciona a continuación algunas indicaciones que deben seguirse para asegurar una interacción eficaz.
Actividades relacionadas con el proceso de licitación:
- Workshops pre-licitación: se realizará en modo Webinar. Las instrucciones para la participación serán enviadas por el personal de Enel que organizará la actividad;
- Interacciones relacionadas con la oferta técnica o las negociaciones comerciales: se realizarán mediante videoconferencia (utilizando Microsoft Teams, Skype u otras herramientas);
- Visitas a lugares de trabajo: si no pueden realizarse de la manera habitual, se harán, cuando sea posible, a través de "visitas virtuales". Las instrucciones para la participación serán enviadas por el personal de Enel que organizará la actividad;
- Firma de contratos: este proceso se gestionará mediante sistemas de firma digital, uso de correo electrónico certificado, o sistemas equivalentes, si así lo reconocen los distintos ordenamientos jurídicos. Si estos instrumentos no son reconocidos, la suscripción se hará a través de un intercambio de correspondencia;
Actividades relacionadas con el proceso de calificación:
- Evaluación o visitas a los proveedores: cuando no se puedan realizar con los métodos habituales, se llevarán a cabo soluciones alternativas a distancia (por ejemplo: videoconferencias, conferencias telefónicas, visitas virtuales, web meetings, drones, etc.), que Enel comunicará por adelantado, indicando las herramientas necesarias para las conexiones.
Las actividades relacionadas con el proceso de compra que no se han mencionado anteriormente seguirán realizándose de la manera habitual de "preemergencia".
Por otra parte, con referencia a la fase de gestión del contrato en vigor, si no es posible llevar a cabo las actividades previstas en las instalaciones del proveedor en la ejecución del contrato (por ejemplo, inspecciones, controles, evaluaciones de cualquier tipo), Enel se reserva el derecho de aplicar soluciones alternativas adecuadas para su gestión remota (por ejemplo: videoconferencias, conferencias telefónicas, visitas virtuales, web meetings, drones, etc.). A este respecto, Enel, a través del gestor del contrato, comunicará por adelantado las nuevas formas en que se llevarán a cabo esas actividades, indicando los instrumentos necesarios para la gestión a distancia.
De acuerdo con lo dicho anteriormente, se solicita a todos los Proveedores que adopten las medidas necesarias para asegurar una interacción efectiva a distancia con Enel, incluyendo la dotación informática y de telecomunicaciones adecuada para todo su personal.
Con el mismo propósito, se sugiere que los Proveedores que verifiquen las direcciones de correo electrónico registradas en el Portal de Proveedores y las actualicen en caso de que estén obsoletas o no sean correctas. Asimismo, se invita a los proveedores a que verifiquen los números de teléfono, indicando una preferencia por los números de teléfono móvil si no se garantiza una respuesta de los números de teléfono fijo registrados previamente. Sobre cómo hacer esta actualización, consulte la guía de usuario rápida adjunta (descargable en PDF).
Enel es consciente de la particularidad del momento que vivimos, pero está igualmente decidido a dar continuidad a la actividad laboral, utilizando formas nuevas o alternativas de interacción a las que todos nos tendremos que acostumbrar. Se pide a todos máxima colaboración, Enel está dispuesta a apoyar y acompañar a sus Proveedores en esta transición, siempre que sea necesario.
Contamos con su colaboración para afrontar, juntos, la emergencia actual.
Head of Global Procurement at Enel
Salvatore Bernabei