facendo salvo il piano di prevenzione precedentemente comunicato con le informative “Communication Coronavirus Enel-Suppliers, n.1 e 2” e ferme restando le responsabilità che ciascun datore di lavoro ha verso i propri dipendenti, Enel rinnova l’invito ai Fornitori ad intraprendere tutte le azioni ritenute necessarie o anche solo opportune, del tenore almeno equivalente a quelle adottate dal Gruppo Enel, al fine di garantire la tutela della salute dei lavoratori e la limitazione del contagio, sia nell’esecuzione dei contratti in vigore con Società del Gruppo Enel, che in qualsiasi altra occasione di incontro e relazione con le stesse.
Enel informa inoltre che, a partire dal giorno 16 marzo 2020, il personale dell’unità organizzativa Global Procurement opererà in modalità Smart Working, così come resto del personale dell’azienda preposto ad attività remotizzabili.
Le attività relative ai processi di gara e di qualificazione fornitori continueranno ad essere svolte senza interruzioni. Tuttavia, tenendo conto del mutato contesto, Enel ha individuato alcune indicazioni a cui attenersi per garantire un’efficace interazione.
Attività relative al processo di gara
- Pretender Workshop: verranno realizzati in modalità Webinar. Verranno inviate istruzioni per la partecipazione dal personale Enel che organizzerà l’attività;
- Interazioni relative all’offerta tecnica o a negoziazioni di tipo commerciale: verranno realizzate in modalità video conferenza (utilizzando gli strumenti Microsoft Team, Skype o altri);
- Visite in sito: qualora non realizzabili con le consuete modalità, verranno effettuate, ove possibile, tramite “visite virtuali”. Verranno inviate istruzioni per la partecipazione dal personale Enel che organizzerà l’attività;
- Firma Contratti: tale processo verrà gestito tramite sistemi di firma digitale, mediante utilizzo di posta elettronica certificata, ovvero sistemi equivalenti, qualora riconosciuti dai diversi ordinamenti. Ove non siano riconosciuti tali strumenti, si ricorrerà alla sottoscrizione tramite scambio di corrispondenza;
Attività relative al processo di qualificazione
- Assessment o visite presso i fornitori: qualora non realizzabili con le consuete modalità, verranno effettuate, ove possibile, tramite soluzioni alternative da remoto (es. sistemi di videoconferenza, call conference, visite virtuali, web meeting, droni, ecc.), che il personale Enel responsabile delle attività comunicherà in anticipo indicando gli strumenti necessari per le connessioni.
Le attività relative al processo di acquisto non menzionate continueranno ad essere svolte con le consuete modalità “pre-emergenza”.
Con riferimento invece alla fase di gestione dei contratti in vigore, qualora non sia possibile eseguire le attività che il contratto prevede debbano essere svolte presso il fornitore (ad esempio ispezioni, controlli, assessment di qualsiasi tipo), Enel si riserva di ricorrere a soluzioni alternative che consentano la loro gestione da remoto (es. sistemi di videoconferenza, call conference, visite virtuali, web meeting, droni, ecc.). Al riguardo, Enel, attraverso il gestore del contratto, comunicherà in anticipo le nuove modalità con cui dette attività saranno svolte, indicando gli strumenti necessari per la gestione da remoto.
Alla luce di quanto sopra, tutti i Fornitori sono pregati adottare le misure necessarie a garantire un’efficace interazione in modalità remota con Enel, anche dotando il proprio personale delle opportune dotazioni informatiche e di telecomunicazione.
Sempre al medesimo fine, si suggerisce ai Fornitori di verificare gli indirizzi email registrati nel portale fornitori ed aggiornarli in caso siano obsoleti. Analogamente, si invitano i Fornitori a verificare i recapiti telefonici, indicando una preferenza per recapiti cellulari qualora non sia garantita una riposta dai numeri di telefonia fissa precedentemente registrati. Su come effettuare tali aggiornamenti, fate riferimento alla guida rapida in allegato (scarica PDF).
Enel è consapevole della particolarità del momento che stiamo vivendo, ma altrettanto determinata nel dare continuità all’attività lavorativa, utilizzando nuove o alternative modalità di interazione a cui tutti dovremo abituarci. Ognuno è chiamato a fare la sua parte ed Enel è disponibile a sostenere e ad accompagnare i suoi Fornitori in questa transizione, qualora ce ne sia necessità.
Contiamo sulla collaborazione di tutti per affrontare, uniti, l’attuale emergenza.
Head of Global Procurement at Enel
Salvatore Bernabei